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1. Spezifische Anforderungen and das Controlling von Infrastrukturprojekten

Controlling von Infrastrukturprojekten Angesichts der oben skizzierten Rahmenbedingungen und Herausforderungen im Controlling von Infrastrukturprojekten lassen sich spezifische Anforderungen ableiten. Diese bieten eine Grundlage, um das Projektcontrolling als zentrales Steuerungselement für Kosten, Termine und Qualität zu etablieren. In der Praxis ist zusätzlich auch auf die individuellen Merkmale des Projekts Rücksicht zu nehmen, um eine zufriedenstellende Lösung zu implementieren. Auch wenn es eine Reihe sinnvoller Anhaltspunkte gibt, lässt sich kein „One fits all“ ausmachen. Daher ist eine maßgeschneiderte Ausgestaltung unerlässlich und auch als Erfolgsfaktor hervorzuheben. Im Folgenden werden einzelne erfolgskritische Elemente zur Infrastruktursteuerung dargestellt und dabei insbesondere auf deren Errichtung fokussiert.

1.1. Struktur und Organisation: Grundlage für ein belastbares Controlling

Die Struktur von Infrastrukturprojekten ist meist durch eine Vielzahl von Auftragnehmern und komplexen Vertragsbeziehungen (mit teilweise sehr unterschiedlichen Auftragssummen) gekennzeichnet, die transparent abgebildet werden müssen die unterste Ebene der Steuerung bilden. Das Projektcontrolling basiert daher auf der systematischen Erfassung und Aggregation von Daten aus Verträgen oder noch nicht vergebenen Leistungsbereichen. Prognosen zu Kosten und Terminen auf dieser Ebene werden zusammengeführt, um ein transparentes Gesamtbild auf Projektebene zu aggregieren. Für Bauherren mit mehreren parallel laufenden Projekten ist zusätzlich eine unternehmens- oder konzernübergreifende Betrachtung notwendig, um wirksame Steuerungsimpulse für die Management ebene abzuleiten. Diese spezifische Struktur ist bei der Ausgestaltung des Controllings zu berücksichtigen und stellt in der Regel einen entsprechenden Komplexitätstreiber dar. Abbildung 1 zeigt exemplarisch die unterschiedlichen Ebenen und deren wesentliche Zusammenhänge.

Abb 1: Zusammenspiel der relevanten Ebenen.

1.2. BGRV – differenzierte Betrachtung von Kostenbestanteilen als Must-have

Aufgrund der Komplexität und Laufzeit von Infrastrukturprojekten ergeben sich Anforderungen an die Kostenverfolgung, die sich wesentlich von vielen anderen Projekten unterscheiden. Diesem Umstand kann durch eine Trennung der Projektkosten in Kostenbestandteile Rechnung getragen werden, welche die klare Abgrenzung zwischen valorisierungsbedingten (aus Kosten- und Preisentwicklungen) und valorisierungsbereinigten (zB aus Projektänderungen, Ergebnis von Ausschreibungsverfahren) Kostenänderungen ermöglicht. Zusätzlich bieten diese die Grundlage für eine aussagekräftige Gesamtkostenprognose und vereinfachen die kontinuierliche Nachverfolgung der Projektkosten sowie die Nachvollziehbarkeit von Kostenentwicklungen. Dementsprechend bietet sich eine Trennung nach den folgenden Kostenbestandteilen „BGRV“ an (siehe auch Abbildung 2):¹

• Basiskosten (B): Projektkosten zu einer definierten Preisbasis² unter der Annahme von bekanntem Projektinhalt, Projektterminen und Marktsituation. Die Basiskosten inkludieren keine Vorsorge für den Eintritt von Risiken oder für zukünftige Indexentwicklungen.
• Wertanpassung (als Teil der Basiskosten): Methodischer Ansatz zur Berücksichtigung der bis zu einem Stichtag bereits eingetretenen Marktentwicklung in der Phase vor dem Vertragsabschluss. In der Kostenverfolgung geht die Wertanpassung in die Basiskosten über.
• Gleitung (G): Methodischer Ansatz zur Berücksichtigung der bis zu einem Stichtag bereits eingetretenen Marktentwicklung in der Phase nach dem Vertragsabschluss. Diese wird in der Regel auf Basis von vertraglich vereinbarten Wertmessern (Indizes) ermittelt.
• Risikovorsorge (R): Methodischer Ansatz zur monetären Berücksichtigung von unsicheren und/oder unvorhersehbaren Einflüssen auf die Kosten des Projekts. Diese wird getrennt in identifizierte Einzelrisiken und Risiken für Unbekanntes und erfordert eine regelmäßige und strukturierte Betrachtung der Risiken im Projekt.
• Vorausvalorisierung (V): Methodischer Ansatz zur Berücksichtigung der angenommenen zukünftigen Marktentwicklung ab einem Stichtag bis zum Projektende. Ziel der Vorausvalorisierung ist es, zukünftige Indexentwicklungen am Markt abzuschätzen. In der Regel wird ein Prozentsatz für das gesamte Projekt festgelegt und auf die Projektkosten „BGR“ aufgeschlagen.

Die Kostenbestandteile werden zum Teil auf Ebene der Verträge bzw Leistungsbereiche (Basiskosten inkl Wertanpassung und Gleitung) und zum Teil auf Ebene der Projekte (Risikovorsorge und Vorausvalorisierung) verfolgt und prognostiziert bzw ermittelt. Die Summe aus den Kostenbestandteilen BGRV gibt die Gesamtkostenprognose für das Projekt wieder. Hierzu erfordert es klare Definitionen und Regeln für die Anwendung. Zudem zeigt sich, dass das Denken in Kostenbestandteile auch einen entsprechenden Change- und Kommunikationsaufwand mit sich bringt, der in der Umsetzung nicht unterschätzt werden darf, um in der Organisation wirksam zu werden. Hinzu kommt, dass die oben dargestellte Art der Kostenverfolgung auch entsprechende Anforderungen an ein Tool stellt und dort als unabdingbares Gestaltungsmerkmal vorzusehen ist.

Abb 2: Kostenbestandteile BGRV.

1.3. Toolgestützes Projektcontrolling: Digitalisierung als Hebel für mehr Transparenz und hohe Steuerungsqualität

Für kleinere Infrastrukturprojekte oder Unternehmen mit einem begrenzten Projektportfolio kann die Projektkostenverfolgung in der Regel noch mit Standardwerkzeugen einigermaßen zufriedenstellend erfolgen. Bei größeren, komplexeren Vorhaben stößt dies jedoch schnell an Grenzen und es treten weitreichende Defizite zu Tage, die zu erheblichen Problemen in der Projektsteuerung führen können. Hier muss bei der Softwarelösung zur systematischen Kosten- und Terminverfolgung auf die oben angeführten Voraussetzungen Rücksicht genommen werden, welche durch folgenden Anforderungen ergänzt werden:

• Planung und Prognosefähigkeit: Die Lösung sollte eine differenzierte Planung in Bezug auf folgende Dimensionen ermöglichen:
  • Verträge sowie nicht vergebene Leistungsbereiche,
  • Trennung nach den Kostenbestandteilen BGRV sowie
  • mehrjährige Betrachtung auf Basis der zukünftig zu erwartenden Jahresscheiben (bis zum Projektende – dh die gesamte Projektlaufzeit).
• Zentrale Datenhaltung: Eine zentrale Plattform stellt sicher, dass alle Projektbeteiligten jederzeit auf aktuelle und konsistente Datenstände zugreifen können. Dies erfordert auch ein sinnvoll ausgestaltetes Berechtigungskonzept für Rollen und Zugriffsrechte, das auch die jeweiligen Verantwortlichkeiten und Zuständigkeiten optimal widerspiegelt.
• Benutzerfreundlichkeit: Technisch geprägte Projektteams benötigen intuitive, funktional fokussierte Systeme, die sich auf das Wesentliche beschränken und ohne tiefgehende Tool- Kenntnisse bedienbar sind.
• Systemintegration: Die Tool-Landschaft muss sich nahtlos in das Gesamtsystembild der Organisation einfügen. Eine automatisierte Anbindung an ERP-Systeme ist ebenso erforderlich wie Schnittstellen zu ergänzenden Anwendungen (zB AVA, Technisches Risikomanagement etc). Für Auswertungen empfiehlt sich zudem die Anbindung an moderne Reporting- bzw Dashboarding-Lösungen (zB Microsoft Power BI, SAP SAC etc).

Nicht zuletzt spielen auch wirtschaftliche Aspekte wie Lizenzkosten, Implementierungsaufwand und Schulungsbedarf eine wichtige Rolle bei der Auswahl geeigneter Tools. Wesentlich ist hierbei immer auch die Berücksichtigung bestehender Rahmenbedingungen bei der Gestaltung der zukünftigen Steuerungsarchitektur und damit notwendigerweise auch eine Individualisierung des Zugangs. Handlungsleitend sollten dabei Fragen sein wie:

• Welche bereits bestehenden Tools lassen sich ggf nutzen und wie lassen sich diese optimal in die bestehende Applikationslandschaft einbetten?
• Wie erreichen wir eine enge Systemintegration zur Vermeidung von „Datensilos“ bzw „Tool-Inseln“ zwischen Projektmanagement/-controlling und Unternehmenscontrolling?
  • Wie vermeiden wir aufwendige und ggf fehleranfällige Schnittstellen?
  • Wie schaffen wir ein durchgängiges (integriertes) Datenmodell
  • Lassen sich bereits bekannte Oberflächen (zB MS Excel + AfO³) mit dahinterliegendem DWH nutzen?
• Unterstützt die Tool-Kombination eine optimale inhaltliche und prozessuale Verschränkung (schnelle und effiziente Abstimmungsprozesse, rasche Anpassungen bei Projektänderungen etc)?
• Lässt sich ein schrittweiser Aufbau von Kompetenzen in der Organisation zur eigenständigen Anpassung bzw Adaption der Lösungen realisieren?
  • Lassen sich Abhängigkeiten von Lieferanten und deren Release-Zyklen optimieren?
  • Wie schaffen wir mittelfristig mehr Flexibilität bei Anpassungen?

1.4. Risikomanagement und Termincontrolling als wesentlicher Input für Kostentransparenz

Ein wirkungsvolles Projektcontrolling in Infrastrukturvorhaben erfordert auch die enge Verknüpfung von Risikomanagement, Termin- und Kostensteuerung. Bereits zu Projektbeginn werden die Projektrisiken identifiziert, bewertet und mit Maßnahmen hinterlegt und während der Projektumsetzung laufend verfolgt, aktualisiert und ergänzt (siehe Abbildung 3). Sie dienen als Grundlage für die Bemessung der finanziellen Risikovorsorge sowie der terminlichen Risikopuffer in den Projektterminplänen.

Abb 3: Synchronisation von Risiko, Terminen und Kosten.

Das Termincontrolling bei Infrastrukturprojekten geht über klassische Ansätze hinaus und muss höheren Detaillierungsgraden gerecht werden. Zu Projektbeginn wird ein übergeordneter Gesamt- Terminplan in einem geeigneten Tool erstellt, der zentrale Vorgänge und Meilensteine bis zum Projektabschluss abbildet. Mit fortschreitender Projektumsetzung erfolgt eine schrittweise Verfeinerung der Informationen bis auf die Vorgangsebene. Ergänzend dazu werden auf Vertragsebene spezifische Terminpläne entwickelt, die die wesentlichen terminlichen Informationen von Vergabe bis Umsetzung detailliert abbilden.

Im Rahmen regelmäßiger Planungs- und Prognosezyklen dienen sowohl das Risikomanagement als auch das Termincontrolling als Basis für die Aktualisierung der Kostenprognosen. Erkenntnisse aus Risiko-Workshops fließen direkt in die Terminpläne und die Risikovorsorge ein. Auf dieser Grundlage erfolgt eine konsolidierte Aktualisierung der Projektterminpläne, die wiederum als Fundament für das laufende Kostencontrolling dient. Dies stellt die Berücksichtigung terminbedingter Kostenentwicklungen sicher.

Für die operative Terminsteuerung auf Baustellenebene haben sich Lean-Construction-Ansätze bewährt, insbesondere das Last-Planner-System. Dieses überträgt Prinzipien wie Effizienzsteigerung, Reduktion von Verschwendung und kontinuierliche Verbesserung in der Baupraxis und fördert eine realistische, umsetzungsorientierte Terminplanung vor Ort.

1.5. Rollen im Controlling von Infrastrukturprojekten: Klare Zuständigkeiten als Erfolgsfaktor

Die erfolgreiche Steuerung von Infrastrukturprojekten erfordert eine enge und gute Zusammenarbeit unterschiedlicher Fachfunktionen. Dies setzt aber klar definierte Rollen, Zuständigkeiten und Verantwortlichkeiten voraus. Abhängig von der Projektgröße können einzelne Rollen auch in Personalunion übernommen werden – insbesondere in kleineren Vorhaben. Die wichtigsten Akteure im Projekt sind in der Regel:

• Projektleitung: Trägt die Gesamtverantwortung für die Zielerreichung in den Dimensionen Kosten, Termine und Qualität. Sie steuert das Projektteam, trifft Entscheidungen und sichert die Umsetzung zentraler Projektziele.
• Projektcontrolling: Verantwortlich für die Kostenverfolgung und -prognose entlang der BGRV-Struktur. Der Projektcontroller agiert als zentrale Ansprechperson für wirtschaftliche Steuerung, bringt idealerweise technisches Verständnis sowie betriebswirtschaftliche und Controlling-spezifische Kompetenz mit, ist ein Mitglied des Projektteams und nimmt an wesentlichen Besprechungen im Projekt teil.
• Projektplaner: Zuständig für die Terminplanung und deren laufende Steuerung. Der Projektplaner nimmt an terminrelevanten Abstimmungen teil. In der Praxis wird diese Rolle häufig mit dem Projektcontrolling kombiniert oder durch die Projektleitung übernommen.
• Vertragsverantwortliche: In der Regel werden auftraggeberseitig verantwortliche Personen für die Vertragsabwicklung mit den Auftragnehmern festgelegt. Diese stellen wesentliche Inputs für die Verfolgung von Kosten und Terminen auf Vertragsebene zur Verfügung.
• Weitere Projektbeteiligte: Abhängig von Projektumfang und Organisationsstruktur sind darüber hinaus Funktionen wie Konzerncontrolling, Einkauf, Risikomanagement, Buchhaltung oder PMO eingebunden.

Die oben dargestellten Rollen bilden ein Grund-Set ab und liefern eine Orientierung bei der konkreten Ausgestaltung. In der Praxis sind diese oftmals noch deutlich differenzierter, um den jeweiligen Anforderungen Genüge zu tun bzw auch um bestehende Regelwerke zu integrieren.

2. Einbettung in die Unternehmenssteuerung

Wie bereits oben angeführt ist eine enge und im Idealfall möglichst nahtlose Verschränkung der Projektwelt mit der Unternehmenssteuerung zu gewährleisten. Dieser Anforderung ist von Beginn an Rechnung zu tragen und ist über einige Voraussetzungen zu gewährleisten – dazu zählen:

• Eine möglichst lückenlose, prozessuale Integration über Synchronisationszeitpunkte, die einerseits einen abgestimmten Datenstand zwischen unterschiedlichen Dateninputs (Termine, Kosten, Risiken, Zusatzaufträge etc) auf den Ebenen Vertrag und Projekt gewährleisten, andererseits aber auch die stringente Überleitung in die Planungsanlässe gemäß Unternehmenssteuerung (Forecast, Budgetierung und Mehrjahresplanung) ermöglichen.
• Die klare inhaltliche Definition, auf welcher Detaillierungsebene Daten zwischen Projekt und Unternehmenssteuerung übergeben werden (PSP-Element), und damit auch welche Planungsgranularität zu Infrastrukturprojekten in der allgemeinen Planung weiterverarbeitet wird und im allgemeinen Unternehmens-Reporting zur Verfügung steht. Zudem aber auch, wie Planungsinputs auf Unternehmensebenen ggf auf die Projektebene heruntergebrochen werden können.
• Je enger die toolseitige Integration gelingt, desto einfacher ist der Datenaustausch möglich und weniger aufwendig bzw weniger fehleranfällig sind die Schnittstellen.

Generell lässt sich festhalten, dass eine optimale Einbettung in die Unternehmenssteuerung ein wichtiges Erfolgsmerkmal für die Steuerung von Infrastrukturprojekten ist und sich die notwendige Durchgängigkeit gewährleisten lässt.

Auf den Punkt gebracht

Ein strukturiertes, methodisch fundiertes und digital unterstütztes Projektcontrolling ist der Schlüssel zum erfolgreichen Management von Infrastrukturprojekten. Die differenzierte Betrachtung der Kosten und die enge Verzahnung mit der Projektorganisation ermöglichen eine belastbare Entscheidungsgrundlage – sowohl auf Projekt- als auch auf Unternehmensebene. Dabei gilt es, den notwendigen Spagat zu gewährleisten und die oben herausgearbeiteten Charakteristiken von Infrastrukturprojekten mit den jeweiligen Anforderungen und Rahmenbedingungen der Unternehmenssteuerung in Einklang zu bringen.

Anmerkungen

¹ Österreichische Gesellschaft für Geomechanik (ÖGG), Richtlinie für die Kostenermittlung für Projekte der Verkehrsinfrastruktur unter Berücksichtigung relevanter Projektrisiken (2016).

² Bezugszeitpunkt für das Preisniveau, welches den Kosten zugrunde gelegt ist.

³ Analysis for Office.

Publiziert im CFOaktuell, Nr. 6, November 2025
https://lindeverlag.epaper-publishing-one.de/kiosk/detail/ausgaben.cfo_aktuell_06_2025

1. Kosten und Nutzen der IT werden immer noch unzureichend gesteuert

Neben großen Projekten, die auch entsprechende Management Attention erhalten, sind auch viele kleinteiligere Initiativen zu beobachten, die oftmals dezentral durchgeführt werden. Ein gutes Beispiel dafür sind moderne Dashboarding- und Auswertungs- Tools, die viel Flexibilität und hohe Usability bieten, damit aber auch dezentrale Alleingänge von der Anschaffung bis zur Umsetzung begünstigen. Hinzu kommen spezifische Anwendungen der Fachbereiche (zB HR), die sehr oft auch dezentral weitergetrieben werden (müssen).

In diesem Umfeld ist die Frage nach Kosten und Nutzen der IT eine durchaus herausfordernde, die sich oft nur mit erheblicher Unschärfe und hohem Aufwand beantworten lässt. Vor allem dann, wenn auch die Budgethoheit dafür in den jeweiligen Einheiten liegt. Ein schlüssiges und konsistentes Gesamtbild zu den IT-Kosten zu erhalten, wird damit in vielen Fällen zu einer aufwendigen und vielfach auch nicht hinreichend präzise beantwortbaren Frage. Die Gründe dafür liegen in zahlreichen Schwachstellen in der Steuerung von IT-Kosten begründet – ua lassen sich dabei folgende Beispiele aus der Praxis nennen:

• Für die IT und IT-Leistungen / Services existiert kein oder nur ein unzureichend definiertes Steuerungsmodell, das den tatsächlichen Bedarfen nicht gerecht wird.
• Die zugrunde liegenden IT-Services / Produkte sind nicht hinreichend definiert bzw unterstützen diese nicht die intendierten Steuerungswirkungen (zB aufgrund Kleinteiligkeit / zu hoher Granularität).
• Bestehende Planungsprozesse verlieren sich oft im Detail und fokussieren zu wenig auf die tatsächlichen Bedarfe der Fachabteilung als Input zur Dimensionierung der IT; institutionalisierte Abstimmungen zwischen Fachabteilung und IT sind kaum etabliert.
• Budgetverantwortlichkeiten sind nicht immer klar und eindeutig definiert, insbesondere im Umgang mit dezentral getriebenen Weiterentwicklungen.
• Die kostenrechnerische Abbildung von IT-Services / Produkten ist immer noch suboptimal gelöst, und es sind zahlreiche manuelle Eingriffe notwendig, um die Gesamtkosten der IT abzubilden.
• Verrechnungsmechanismen sind kompliziert sowie wenig transparent und liefern mehr Gründe für Diskussionen und interne Reibepunkte als sinnvolle Anreizwirkungen bzw Steuerungsimpulse im Hinblick auf die IT-Kosten.
• Im Reporting werden oft viele Details gezeigt, ohne jedoch auf die wesentlichen Kostentreiber und insbesondere mögliche Steuerungshebel zu fokussieren.
• Entscheidungsprozesse bei IT-Leistungen und Projekten fokussieren immer noch nicht ausreichend auf finanzielle Zielgrößen bzw wird diesen zu wenig Beachtung geschenkt.

Aber nicht nur die Steuerung der Kostenseite zeigt deutliches Optimierungspotenzial, auch die Darstellung des Nutzens der IT ist vielfach noch wenig im Fokus bzw kaum Thema in der Steuerung. Dabei werden Themen wie Effizienz, Ausrichtung an den internen Kundenbedürfnissen, Verkürzung von Entwicklungszeiten, mehr Qualität bei Informationsauswertung und -nutzung, oder verbesserte Datensicherheit als wichtige Anforderungen gesehen und aus Managementsicht höher priorisiert als ein reiner Kostenfokus.⁴ In der Praxis findet man jedoch oft nur wenig durchdachte KPI-Logiken bzw fehlen diese zur Gänze, und damit kann auch kein mehrdimensionales Gesamtbild der Performance der IT gezeichnet werden.

2. Voraussetzungen für die Optimierung des IT-Controllings

Als Basis für eine erfolgreiche Optimierung des IT-Controllings zeigt sich, dass zunächst eine Reihe an Fragestellungen zu diskutieren bzw zu klären ist, um die notwendigen Leitplanken für die Weiterentwicklung zu bilden. Hierzu zählen insbesondere:

Was soll durch das IT-Controlling alles erfasst werden?

• Zentrale IT,
• dezentrale IT.
• Sind weitere operative Systeme in den Fachbereichen ebenfalls im Fokus?

Welche Sichten sind notwendig / gewünscht?

• IT-relevante Kostenblöcke (wie beispielsweise Entwicklung, Maintenance, Lizenzen, Server / Hardware, externe Kosten etc),
• Produkte bzw Services (zB SAP nach Modulen etc) und
• IT-Projekte.
• Welche weiteren Sichten sind noch für die Steuerung relevant?

Welche weiteren Informationen sollen noch durch das IT-Controlling erfasst werden?

• Beschaffungsseite (Lieferanten etc),
• KPIs (Service Level, Qualität, Auslastung Mitarbeiter etc).
• Gibt es weitere unternehmensspezifische Anforderungen?
• Welche Grundlagen / Voraussetzungen sind vorhanden?
• Sind IT-Produkte / Services bzw die IT-Kosten klar definiert? (konzern- / unternehmensweit)?
• Welche Verantwortlichkeiten zu IT-Kosten sind vorhanden? Werden diese auch im Unternehmen / in der Organisation gelebt?
• Gibt es eine Zeiterfassung für IT-Projekte und wesentliche Linienaufgaben? (zB Maintenance etc)?

Die Erfahrung zeigt, dass eine mit dem Management akkordierte und gemeinsame Sicht zu den oben angeführten Punkten eine wichtige Voraussetzung für den Projekterfolg darstellt. Einerseits lässt sich dadurch die Zielrichtung klar umschreiben, andererseits werden aufwendige Schleifen im Projekt weitgehend vermieden.

3. Ansatzpunkte zur Optimierung des IT-Controllings

Die Optimierung des IT-Controllings erfolgt in der Regel gesamthaft, wobei auf die jeweilige Ausgangssituation hinreichend Rücksicht genommen werden muss (wie zB allgemeiner Entwicklungsstand, individuelle IT-strategische Schwerpunktsetzungen). Folgende Elemente stehen dabei im Fokus:

• Steuerungsmodell IT,
• Abbildung in der Kostenrechnung,
• Verrechnungslogik,
• Planung,
• Reporting sowie
• KPIs.

Zudem sind auch weitere Themen oftmals in engem Zusammenhang zu betrachten. Dazu gehören allgemein organisatorische Festlegungen, die Produkt- bzw Servicestruktur / das Leistungsportfolio der IT sowie die prozessuale Integration (zB mit dem Demand-Management-Prozess). Abbildung 1 zeigt die typischen Optimierungshebel nochmals im Überblick.

Abb 1: Ansatzpunkte zur Optimierung des IT-Controllings.

Exemplarisch werden im Folgenden drei Themenbereiche herausgegriffen und näher beschrieben.

3.1. Abbildung in der Kostenrechnung

Wie bereits oben ausgeführt, bildet die optimale Abbildung in der Kostenrechnung die Grundlage für die laufende Steuerung. Daher folgt sie den Anforderungen aus dem Steuerungsmodell und muss relevante Steuerungsebenen (organisatorische Verantwortlichkeiten) und -objekte (Produkte / Services, Projekte etc) eindeutig abbilden. Dabei gelten allgemeine Gestaltungsprinzipien wie Effizienz / Wirtschaftlichkeit, Verursachungsgerechtigkeit bei der Umsetzung in der Kostenrechnung. Ebenso ist hervorzuheben, dass die systemseitige Abbildung nach Standard erfolgen muss. Abbildung 2 fasst eine mögliche Logik zur Abbildung zusammen.

Abb 2: Abbildung in der Kostenrechnung.

3.2. Mengenorientierte Planung von IT-Leistungen

Bei der Ausgestaltung von IT-Planungsprozessen wird oftmals zu wenig Fokus auf die Ableitung von Bedarfen gelegt, die dann wiederum als Basis zur Dimensionierung der IT herangezogen werden können. Dies beinhaltet drei wesentliche Schritte:

• Die internen Kunden (Fachbereiche et al) planen in Abstimmung mit leistungserbringender Einheit „Mengen“ als Basis für weitere Planung, dh ihren Bedarf im Hinblick auf Arbeitsplätze, Lizenzen, (Weiterentwicklungs-)Projekte.
• Die leistungserstellende Einheit (IT) dimensioniert sich nach Anforderungen der (internen) Kunden (iS einer „effizienten Aufstellung“ der internen Services) und ermittelt darauf basierend einen Plankosten-Satz.
• Die/Der Plan-Kosten(-Satz) werden / wird übermittelt und in den (dezentralen) Planungen der Fachbereiche als Input weiterverarbeitet.

Wesentlicher Erfolgsfaktor dafür ist eine enge Abstimmung und gemeinsame Sicht auf die zugrunde liegenden Mengen, die von beiden Seiten (Fachbereich und IT) als verbindliche Planungsgrundlage anerkannt und weiterverarbeitet werden. Die wesentlichen Schritte eines solchen mengenorientierten Planungsprozesses für IT-Leistungen fasst Abbildung 3 zusammen.

Abb 3: Mengenorientierte Planung.

Ergänzend zur Planung ist es auch notwendig, den Umgang mit Abweichungen (iS klarer Verantwortlichkeiten) zu spezifizieren. Ausgehend von der grundsätzlichen Steuerungslogik lässt sich dabei folgende Logik als Ansatzpunkt definieren:

• Preisabweichung > Leistungsersteller (zB: Es wird mit einer Personalkostensteigerung von 6 % KoSa gerechnet, tatsächlich liegt diese aber bei 8 %. Die Mehrkosten im Vergleich zum Plan trägt der Leistungsersteller).
• Auslastungsabweichung > interner Kunde (zB: Geplant wird mit 1.000 h, tatsächlich werden aber 1.200 h abgerufen, wodurch Mehrkosten – beispielsweise durch Einschaltung Externer – entstehen; diese trägt der interne Kunde – gilt auch für negative Abweichungen / Kostenreduktionen).
• Verbrauchsabweichung > Leistungsersteller (IT plant eine Erweiterung mit 500 h durchführen zu können, tatsächlich braucht man aber 700 h; die verursachten Mehrkosten trägt der Leistungsersteller).
• Gemischte Abweichung > Leistungsersteller („pragmatischer Zugang“).

3.3. Steuerungsrelevante KPIs

Die Festlegung aussagekräftiger KPIs ist eine wesentliche Voraussetzung, um dadurch ein umfassendes Bild zur Performance der IT liefern zu können. Hierbei ist natürlich zu beachten, dass sich die Formulierung der KPIs ebenfalls an den klaren Anforderungen orientieren muss. Dies beinhaltet …

• Controllability (Beeinflussbarkeit durch verantwortliche Mitarbeiter / Führungskraft),
• Zielkongruenz (im „Einklang“ mit Zielen des Verantwortlichen / des Bereichs),
• Wirtschaftlichkeit (vertretbarer Erhebungs- / Berechnungsaufwand),
• Ausgewogenheit (alle relevanten Dimensionen abgedeckt wie zB Output, Zeit, Qualität, Kosten etc),
• maschinenfallend (keine bis wenige manuelle Eingriffe / Korrekturen zur „Adaption“ des KPIs),
• Nachvollziehbarkeit (intuitiv verständliche Definitionen schaffen Vertrauen in den KPI),
• Einheitlichkeit (harmonisierte KPI-Definition, insbesondere auch der Berechnungsinputs) sowie
• „Konsolidierbarkeit“ (Konsolidierung auf unterschiedlichen Ebenen, soweit sinnvoll und umsetzbar).

KPIs spielen regelmäßig auch eine wichtige Rolle in der (Top-down-)Zieldefinition und damit als Input für die Planung. Zudem bilden sie auch eine wichtige Basis für ein weitreichendes Benchmarking bzw auch zur Validierung finanzieller Benchmark- Werte. Abbildung 4 zeigt eine Auswahl an typischen IT-spezifischen KPIs.

Abb 4: IT-spezifische KPIs (Beispiele).

Auf den Punkt gebracht

Das Thema IT-Controlling gewinnt zunehmend an Relevanz und wird auch in den kommenden Jahren immer weiter an Bedeutung gewinnen, insbesondere durch die weiter zu erwartenden Wachstumsraten bei den IT-Budgets. Zudem zeigt sich, dass dem IT-Controlling in den vergangenen Jahren zu wenig Bedeutung beigemessen wurde und in vielen Fällen deutliches Verbesserungspotenzial besteht. Allerdings ist es entscheidend, den Ansatz so zu wählen, dass von Beginn an ein klares Bekenntnis zu weitreichender Veränderung bzw Optimierung formuliert wird und die internen Kunden (Fachbereiche) ebenfalls eingebunden werden. Ein sinnvoll ausgestaltetes IT-Controlling ist ein integrativer Bestandteil des gesamten Controlling-Systems und liefert wertvolle Steuerungsimpulse für alle involvierten Bereiche.

Anmerkungen

¹ Vgl Gartner, Market Databook 2025.

² Vgl Berger, IT-Study 2024, part 2 – Less cost, more value?, abrufbar unter https://www.rolandberger.com/en/Insights/Publications/IT-study-2024-part-2-Less-costs-more-value.html (2025) (Zugriff zuletzt am 29.7.2025).

³ Vgl DSAG, DSAG-Investitionsreport 2025, abrufbar unter https://dsag.de/presse/investitionsbereitschaft-inzukunftsweisende-technologien-waechst/ (2025) (Zugriff zuletzt am 29.7.2025).

⁴ Vgl Capgemini, Studie IT-Trends 2023, abrufbar unter https://prod.ucwe.capgemini.com/de-de/wp-content/uploads/sites/8/2022/03/Studie-IT-Trends-2023.pdf (2023) (Zugriff zuletzt am 29.7.2025).

Publiziert im CFOaktuell, Nr. 4, Juli 2025
https://lindeverlag.epaper-publishing-one.de/kiosk/detail/ausgaben.cfo_aktuell_04_2025