Aufbau eines unternehmensweiten Projektreportings

Folgender Beitrag ist eine Zusammenfassung eines detaillierten Fachartikels im Projektmagazin. Sollten Sie Interesse haben, schicken wir Ihnen per Anfrage (patrick.schwarzl@paceup.at) gerne den vollständigen Artikel zu.

Projekte stehen für eine bessere Zukunft, ihre Ergebnisse sollen Wettbewerbsvorteile sichern, die Effizienz steigern oder für spürbar bessere Arbeitsbedingungen und Stabilität im Unternehmen sorgen.

Gleichzeitig binden die Koordination und die Durchführung von Projekten immer mehr Ressourcen. Ein wesentlicher Teil der Arbeitszeit von Schlüsselmitarbeitern ist für die Projektarbeit vorgesehen. Oftmals lässt sich geradezu ein interner Wettkampf um die wertvollen Projektressourcen einzelner Abteilungen (z.B. IT, Produktentwicklung, etc.) beobachten. Auch der finanzielle Aspekt in Form von CAPEX und OPEX spielt eine wesentliche Rolle in der internen Planung.

Trotz der enormen inhaltlichen Wichtigkeit und Bedeutung für die interne Ressourcenkoordination fehlt in der Regel ein ganzheitlicher Blick auf das aktuelle Projektportfolio. Aufgrund fehlenden, oder mangelhaften Berichten ist das Management vielfach nicht in der Lage, klare Aussagen über den Status und die Entwicklung von Projekten zu treffen. Eine aktive Steuerung ist dadurch nur eingeschränkt möglich.

Folgender Beitrag beschäftigt sich mit den Anforderungen, die ein modernes Projektreporting leisten muss, und zeigt anhand von Beispielen, wie diese in der Praxis umgesetzt werden können.

Anforderungen an das Projektreporting

Für ein schlagkräftiges Projektreporting müssen vier konkrete Anforderungen berücksichtig werden:

1. Klare Vorgaben zum Projektmanagement
2. Auf Empfänger und Steuerungszweck abgestimmte Reportinginhalte und Auswertungsperspektiven
3. Durchgängiger Datenfluss von der Erfassung bis zur Veröffentlichung
4. Einsatz moderner Reporting-Software

1. Klare Vorgaben zum Projektmanagement

Das Projektreporting wird nicht zum Selbstzweck aufgebaut, sondern soll vielmehr als wesentliches Werkzeug für die professionelle Koordination, Umsetzung und Nachbetrachtung von Projekten in der Steuerung verankert werden.

Durch ein klares Projektmanagement-Konzept werden Rahmenbedingungen geschaffen und notwendige Informationsbedarfe abgeleitet. Bild 1 zeigt die wesentlichen Eckpfeiler typischer Projektmanagement-Vorgaben, die sinnvollerweise in einem eigenen Projektmanagement-Handbuch zusammengefasst werden:

Bild 1: Grundlagen für die Ableitung eines Projektreportings

2. Auf Empfänger und Steuerungszweck abgestimmte Reportinginhalte und Auswertungsperspektiven

Auf Basis der allgemeinen Rahmenbedingungen werden für die jeweiligen Stakeholder konkrete Reporting-Inhalte und Auswertungsperspektiven abgeleitet. Wesentlich dabei ist, aus der Vielzahl verfügbarer Daten die relevanten Informationen für die Empfänger abzuleiten.

Eine vereinfachte Darstellung der Zuordnung der Stakeholder-Informationsbedarfe zu den Phasen des Projektmanagement-Prozesses zeigt Abbildung 2.

Bild 2: Beispielhafte Ableitung von relevanten Auswertungssichten

Für einen möglichst empfängerorientierten Informationsfluss gilt das Leitprinzip, dass die Informationen der unterschiedlichen Perspektiven aufeinander aufbauen, und ein durchgängiger „Drill-down“ zwischen den einzelnen Auswertungen möglich ist.

Abbildung 3 zeigt wie mit Hilfe unterschiedlicher Auswertungsperspektiven eine optimale Informationsversorgung für die jeweiligen Projektrollen sichergestellt wird.

Bild 3: Projektreporting mit “Drill-Down”-Möglichkeit

In der Regel sind zumindest folgende unterschiedliche Auswertungsperspektiven für eine erfolgreiche Projektsteuerung notwendig:

• “High-level” Portfoliosicht für raschen Überblick und Einstieg für Detailauswertungen
• Portfolio-Statusübersicht/”Exception Reporting” für komprimierte Abbildung der Projektstati und Abweichungsübersichten – so zeigt sich Zusammensetzung und „Reifegrad“ des Portfolios
• Projekteinzelsicht für relevante Projektdetails
• Ressourcensicht für Auslastungs- und Kapazitätsübersichten sowie Ableitung kritischer Engpässe

Zusätzliche Auswertungsperspektiven sollten je nach Umfang, Diversität und Zusammenhang des jeweiligen Projektportfolios durch die Berichtsersteller evaluiert werden.

3. Durchgängiger Datenfluss von Erfassung bis zur Veröffentlichung

Um sowohl Datenqualität als auch eine möglichst effiziente Berichtserstellung sicherzustellen, muss ein abgestimmter, möglichst automatisierter Datenfluss etabliert werden. Durch standardisierte Erfassung von Projektinformationen in möglichst wenigen Tools wird eine einfache Weiterverarbeitung und Aggregation sichergestellt.

Für die Eingabe sollten strukturierte und möglichst anwenderfreundliche Vorlagen von der Projektanlage bis zum Abschluss zur Verfügung stehen (siehe Abbildung 4).

Abbildung 4: Beispiele für strukturierte Projekterfassung

Grundsätzlich gilt: je weniger unterschiedliche Tools für das Erfassen und Bereitstellen von Projektinformationen im Einsatz sind, desto einfacher ist die Aufbereitung von Projektreports. In der Praxis ist jedoch häufig zu beobachten, dass mehrere unterschiedliche Quellen gleichzeitig einbezogen werden müssen. Eine Automatisierung der Schnittstellen ist dabei unbedingt anzustreben, um für den Endanwender eine komfortable, zentrale Reportingquelle sicherstellen zu können.

4. Einsatz moderner Reportingsoftware

Für die Informationsbereitstellung wird der Einsatz moderner Dashboard-Lösungen empfohlen. Durch Datenfilterungen und Drill-Down-Funktionen wird es möglich, auf wenigen Berichtsseiten die wichtigsten Informationen kompakt bereitzustellen.

Darüber hinaus profitiert man von umfangreichen Visualisierungsmöglichkeiten und nutzerfreundlicher Bedienung sowie der Möglichkeit, Schnittstellen zu anderen Systemen aufbauen zu können.

Beispiel für ein durchgängiges, modern aufbereitetes Projektreporting

Ausgangspunkt für nachstehendes Beispiel ist ein Unternehmen mit einer umfangreichen, heterogenen Projektlandschaft. So gibt es etwa mehrere definierte Projekte in den Bereichen „internes Performance Improvement“, „Expansion / Market“ und R&D. Obwohl jeder dieser Projekttypen unterschiedliche Spezifika aufweist, soll es möglich sein, eine gesamthafte Aussage über das Projektportfolio treffen zu können. Dies wird durch standardisierte, für alle Projekte verpflichtende Hauptinformationen geschafft, die mittels Dashboard-Berichten aggregiert bereitgestellt werden können. Um für alle Stakeholder innerhalb des Projektmanagements die wesentlichen Informationen bereit zu stellen, werden weitere Detailsichten bis hin zum Projekteinzelreport ergänzt.

Projektportfolio-Report

Abbildung 5 zeigt die Einstiegsseite des Projektreports, die einen ersten raschen Überblick ermöglicht und dem Management als Absprungbasis für weitere Detailauswertungen dient. Die Darstellungen sind dabei bewusst auf die wesentlichen Kerninformationen reduziert:

• Portfoliostruktur
• Ressourceneinsatz
• Projektstati
• Wesentliche Abweichungen

Die Übersicht wirkt auf dem ersten Blick sehr einfach – durch Einsatz der Detailfilter am oberen Seitenrand werden allerdings schon hier umfangreiche Auswertungen möglich.

Abbildung 5: Aggregierte Sicht auf das Projektportfolio

Portfolio-Statusübersicht

Für ein detaillierteres Verständnis zur Portfoliostruktur steht die Portfolio-Statusübersicht zur Verfügung. Abbildung 6 zeigt die Zusammensetzung des Portfolios auf Basis einer komprimierten Tabelle, in der die wesentlichen Projektinformationen je Zeile abgebildet werden.

Durch die Kombination der aggregierten Portfoliosicht mit den Grobdetails der einzelnen Projekte wird der rasche Absprung in die detaillierte Projekteinzelsicht ermöglicht.

Die Auswertung eignet sich speziell auch für Programmverantwortliche, die einen raschen Blick auf alle für sie relevanten Projekte erhalten möchten.

Abbildung 6: Portfolio Statusübersicht

Projekteinzelsicht

Die Projekteinzelsicht liefert alle relevanten Detailinformationen für die operative Projektsteuerung. Sie erlaubt der Projektleitung nicht nur eine schnelle Übersicht über den aktuellen Status Quo, sondern dient ebenso zur Kommunikation mit dem Projektauftraggeber oder anderen Stakeholdern.
Gleichzeitig bildet sie eine wesentliche Informationsquelle für Projektmitarbeiter und dem internen Informationsaustausch am Projekt.

Abbildung 7 zeigt einen möglichen Aufbau, wobei abhängig vom benötigten Informationsvolumen eine themenspezifische Aufteilung auf mehrere (Detail-)Seiten in Erwägung gezogen werden kann.

Abbildung 7: Projekteinzelbericht

Ressourcensicht

Als Ergänzung zu den Berichten über Projekte und Portfolio liefert der Ressourcenbericht (Abbildung 8) eine rasche Übersicht über freie / belegte Personalressourcen und ermöglicht somit eine effiziente Ressourcenabstimmung. Adressaten sind speziell Projekt- und Bereichsleiter, als auch Projektauftraggeber und die Geschäftsleitung.

Abbildung 8: Ressourcenbericht

Bild 9: Ressourcenzuteilung

Mehrere Umsetzungsprojekte haben gezeigt, dass es sich ebenfalls empfiehlt eine entsprechende Nachkontrolle als zusätzliche Steuerungssicht anzubieten. Geplante Projektstunden werden den jeweiligen Ist-Kontierungen gegenübergestellt. Damit werden nicht nur Planüberschreitungen transparent gemacht, sondern häufig beobachtbare “strategische Ressourcenblockaden” bzw. zu hoch geplante Sicherheitspolster thematisiert. Bild 9 zeigt eine mögliche Reportingvorlage, bei der Plan- und Ist-Stunden auf Basis mehrerer Auswertungsdimensionen (im konkreten Fall: Standort, Projekt und Kalenderwoche) gegenübergestellt werden. Auch hier bilden mehrere Filtermöglichkeiten (etwa nach Projektleitung, Projekttyp etc.) die Basis für unzählige (Detail-)Analysen.

Bild 10: Plan-Ist-Vergleich

Fazit

In Projekten werden wichtige Weichen für die Zukunft von Unternehmen gestellt. Damit sie erfolgreich umgesetzt werden können, müssen wesentliche personelle sowie finanzielle Ressourcen eingesetzt werden. Umso wichtiger ist es daher, beständig einen klaren Überblick über das aktuelle Projektportfolio zu haben, um es effizient steuern zu können. Ein schlagkräftiges, auf die jeweiligen Bedürfnisse abgestimmtes Projektreporting ist dafür ein zentraler Erfolgsfaktor.

Wichtig dabei ist ein ganzheitlicher Blick auf die Dinge. Durch die Nutzung moderner Dashboard-Lösungen können Sie dies durch wenige, aber dafür umso smartere und interaktive Berichte sicherstellen.

Die technische Lösung ist allerdings nur ein Teilaspekt. Voraussetzung sind klare Vorgaben im Projektmanagement, sauber aufeinander abgestimmte Prozesse und eine entsprechend gepflegte Datenbasis. Je höher der Anteil der in Projekten gebundenen Ressourcen oder der Anteil von Projekten an der Gesamtwertschöpfung, desto intensiver sollten sich Unternehmen mit dem Thema beschäftigen.