Case Study: Gelungene Dashboarding-Einführung
Dashboarding ist aktuell einer, wenn nicht sogar DER wesentliche Veränderungstreiber im Reporting. Folgender Beitrag zeigt anhand einer Case-Study wie durch moderne Dashboarding-Technologien und flexible Projektansätze das Reporting eines Unternehmens grundlegend neu aufgestellt werden kann und welche vielseitigen Vorteile sich dadurch innerhalb von kürzester Zeit heben lassen. Am Ende präsentieren wir noch ein interaktives Beispiel für ein Best-Practice Management Dashboard.
Neuer Dashboarding Trend – aber diesmal gekommen um zu bleiben
Der Begriff „Management Dashboard“ ist für Controller nichts neues. Schon vor Jahren wurde immer wieder im Zuge von Reporting Optimierungen über ihren verstärkten Einsatz gesprochen. Im Wesentlichen ist das Konzept auch relativ einfach: mittels Softwarelösungen werden Informationen in interaktiv aufbereiteter Form zur Verfügung gestellt, sodass diese von Endnutzern in möglichst einfacher Form analysiert werden können. Neben klassischen Top-Management Dashboards, haben sich speziell zu Beginn vor allem in Fachabteilungen Spezialanwendungen („Sales Dashboard“, „HR Dashboard“, etc.) gefunden.
Nachdem es aber nach einer ersten Boomphase eine Zeit lang eher ruhig um das Thema geworden ist, erleben Dashboarding Initiativen in letzter Zeit wieder einen massiven Aufschwung und tauchen in vielen Unternehmen ganz oben auf den Weiterentwicklungsagenden des Controllings auf.
Die Gründe dafür sind vielseitig, zum einen steigen die Anforderungen von Seiten der Informationsempfänger, zum anderen zeigten gleichzeitig die Softwarehersteller deutliche Sprünge in den Funktionalitäten ihrer Lösungen – bei zum Teil deutlich niedrigeren Kosten als noch vor ein paar Jahren.
Anders als davor, dürfte es sich aber diesmal nicht um einen kurzfristigen Trend handeln, dessen Ergebnisse sich bestenfalls in Form von bereichsspezifischen Insellösungen manifestieren. Aktuelle Dashboarding-Anwendungen haben dank ihrer Massentauglichkeit und vielseitigen Einsatzmöglichkeiten das Potenzial, zum unternehmensweiten Standard zu werden und das Reporting bereichsübergreifend fundamental zu verändern. Viele der verfügbaren Lösungen sind nachhaltig und werden in wenigen Jahren kaum mehr aus dem täglichen Controlling-Alltag wegzudenken sein.
Abbildung 1: Dashboarding – Entwicklungstrends
Vorteile durch den Einsatz neuer Technologien
Die führenden Anbieter moderner Dashboarding-Lösungen zeichnen sich dadurch aus, dass sie eine hohe Flexibilität hinsichtlich der Datenanbindung an andere Systeme aufweisen, und gleichzeitig umfangreiche Möglichkeiten zur Informationsaufbereitung und -bereitstellung bieten. Somit können innerhalb kürzester Zeit umfangreiche Datenauswertungen zur Verfügung gestellt werden.
Abbildung 2: Beispielhafter Aufbau eines Datenmodells
Was sind die wesentlichen Herausforderungen und Implikationen?
Aufgrund der veränderten Rahmenbedingungen (veränderte Anforderungen, aber auch technologische Disruptionen) wird sich das Reporting und damit das gesamte Controlling, sowohl organisatorisch, als auch prozessual neu aufstellen müssen. Das Kompetenzfeld muss sich weiterentwickeln und das Thema (Data) Governance stärker in den Fokus gestellt werden. Für das Controlling bedeutet dies einen Paradigmenwechsel weg vom Fokus der reinen Report-Erstellung, hin zu einer aktiveren Rolle als „Reporting Manager“, das intern eine aktivere Koordinations- und Change-Agent-Rolle wahrnimmt.
Case Study: Dashboarding im industriellen Mittelstand
Folgendes Case Study beschreibt die Umsetzung eines Dashboarding Projekts in einem industriellen Mittelstandsunternehmen. Es wird damit gezeigt, wie man innerhalb kürzester Zeit umfangreichen Nutzen durch neue Dashboarding Technologien schaffen kann.
Reporting vor Dashboarding-Initiative:
- Kein integriertes Reporting aufgrund vieler unterschiedlicher Datenquellen: ERP, Produktionsdaten (Ausschuss), CRM (Kunden, Kundenbesuche), …
- In den jeweiligen Organisationseinheiten entstehen individuelle „Insellösungen“, die einen starken XLS-Fokus haben – kein einheitliches Reporting
- Der „Blick aufs Ganze“ fehlt – für ein bereichsübergreifendes Bild müssen Informationen aus den verschiedenen Teilbereichen zeitaufwendig zusammengesucht werden
- Hoher manueller Aufwand
- Ad-hoc Berichte können nur langsam und ressourcenintensiv erstellt werden
- Fachabteilungen (Produktion und Vertrieb) arbeiten mit eigenen Auswertungen ohne Abstimmung mit Controlling (Ergebnis: mehrere Ergebnisversionen)
Abbildung 3: Reporting Beispiele VOR Dashboarding Projekt
Zielsetzung des Projekts:
Ziel des Projekts ist der Aufbau von unternehmensweiten Reporting-Dashboards, die alle wesentlichen Steuerungsinformationen abdecken. Das zugrunde liegende Datenmodell verbindet unterschiedliche Datenquellen und liefert moderne, nutzerorientierte Auswertungen in einem einheitlichen und CI-konformen Design.
Endnutzer können auf unterschiedlichen Endgeräten flexibel tagesaktuelle Daten abfragen und mit Hilfe von Drill-Down-Funktionalitäten individuelle Auswertungen erstellen.
Projektvorgehen:
Abbildung 4: Vorgehensmodell Dashboarding Einführung
1. Aufbau Datenmodell:
Zuerst erfolgt die Anbindung & Verknüpfung unterschiedlicher Datenquellen direkt in der Software. Der richtige Aufbau des Datenmodells ermöglicht flexible Auswertungen und ermöglicht auch spätere Ergänzungen.
2. Dashboarding – Rapid Prototyping
In einem interaktiven Prozess mit Management und Fachabteilungen werden die Dashboards in mehreren Workshops iterativ aufbereitet. So wird sichergestellt, dass die zukünftigen Dashboards genau den Erwartungen der Empfänger entsprechen.
Im Unterschied zu traditionellen Reporting Projekten, bei denen Berichtsinhalte mittels endloser Listen und das Layout durch mehrfache Excel-Blueprints in einem mühsamen Prozess abgeleitet werden, ermöglicht der Rapid Prototyping Ansatz schnell ersichtliche Ergebnisse. Gleichzeitig dienen die Workshops auch als erste Einschulung für die zukünftige Bedienung.
Abbildung 5: Moderne Projektansätze steigern Akzeptanz und führen zu schnelleren Ergebnissen
3. Unternehmensweite Ausrollung
Die Dashboards werden schrittweise zuerst ans Top-Management und danach an die einzelnen Fachabteilungen übergeben. Das Controlling übernimmt Schulungen und steht speziell in der ersten Phase als flexibler Ansprechpartner zur Verfügung. Wesentlicher Erfolgstreiber ist dabei der schnelle Support von Anwendern. Das Controlling übernimmt eine wesentliche Change Rolle und unterstützt die Empfänger dabei, sich in Zukunft bei Datennachfragen „selbst helfen zu können“. Soziale Kompetenz und Anwendungskenntnisse sind daher zeitlich in hohem Ausmaß gefragt.
4. Laufender Betrieb und Weiterentwicklung
Neben qualitätssichernden Maßnahmen hinsichtlich Datenqualität, Funktionalität und weiterer Anwenderbedarfe, kümmert sich das Controlling speziell um das Thema Datengovernance und stimmt mit Fachabteilungen Weiterentwicklungsthemen ab. Das Controlling verfügt dabei über die „Reporting Leadership“ im Unternehmen. Es gibt Berichtsstandards, Prozesse und weitere Guidelines vor und agiert als Vermittler zwischen den einzelnen Bereichen.
Um sich der stetig veränderten Organisation und neuen Informationsbedarfen gerecht zu werden, werden die bestehenden Dashboards konstant weiterentwickelt.
Ergebnis:
Durch den Aufbau eines integrierten Reportings, in dem alle relevanten Informationen durch interaktive Dashboards verfügbar sind, hat sich das Controlling als die wesentliche Informationsdrehscheibe im Unternehmen etabliert. Sowohl Management, als auch Fachbereiche sind von den neuen Möglichkeiten überzeugt und schätzen die neu gewonnene Flexibilität in der Datenanalyse. Folgende Punkte stechen dabei besonders hervor:
- Modernes Design und leichte Bedienung
- Schnellere und detaillierte Auswertungsmöglichkeiten
- Neue Erkenntnisse durch die Integration unterschiedlicher Datenquellen
- Ermöglichter Aufbau individualisierter Auswertungen
- Geschärftes Rollenbild des Controllings erleichtert Abstimmungen
Gleichzeitig sollten aber auch die wesentlichen erfolgskritischen Vorrausetzungen erwähnt werden:
- Datenqualität
Saubere Daten (schon in den Vorsystemen) sind eine wesentliche Voraussetzung für die Akzeptanz der Dashboards - Offenheit und Bereitschaft zur Nutzung von Seiten des Managements
Skepsis und fehlende Aufgeschlossenheit gegenüber den neuen technischen Möglichkeiten sollten am Anfang des Projekts gelöst werden. Eine frühe Einbindung von Management und Fachbereichen führen zu höherer Akzeptanz - Berücksichtigen des „Change Aspekts“
Aufgrund der tiefgreifenden Änderungen, wie Empfänger mit Information versorgt werden, muss das Controlling von Beginn an mögliche organisatorische und prozessuale Änderungen mitdenken. Umfangreiche Projektmanagement-Kompetenzen und hohe soziale Kompetenz im Umgang mit den betroffenen Stakeholdern sind Schlüsselkompetenzen.
Um Ihnen ein besseres Gefühl für das neu erstellte Reporting zu geben, haben wir Ihnen einen Teil der Dashboards mit Dummydaten in einer online-Version zur Verfügung gestellt. Machen Sie sich selbst ein Bild über die interaktiven Auswertungsmöglichkeiten:
Beispiel interaktives Dashboard
Abbildung 6: Beispiele der erstellten Dashboards